Anschreiben: lästige Formalität oder Entscheidungskriterium zum Vorstellungsgespräch?
Für viele Bewerber ist das Anschreiben eine lästige Formalität! Nach dem Motto: „Nur einmal erstellen“ wird ein Muster abgespeichert. Bei Bedarf wird die Anschrift abgeändert – und zwar mit möglichst wenig Aufwand. „An die Geschäftsführung“ oder „an die Personalabteilung“ wird genau so beibehalten wie die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“. Auch beim Einstieg „Ihre Anzeige hat mich sehr angesprochen …“ ist kein Änderungsbedarf vorhanden. Diese Bewerber klagen dann in Foren, dass auch 250 Bewerbungen nicht zum Vorstellungsgespräch geführt haben.
In den vergangenen Beiträgen habe ich die Bedeutung des ersten Eindrucks betont. Der Empfänger nimmt nicht nur rational, sondern auch emotional wahr. Deshalb spielen die Materialanmutung und Blatteinteilung immer eine bedeutende Rolle. Ein einladendes Versandkuvert sollte perfekte Unterlagen beinhalten. Das gilt sowohl für den Inhalt als auch für die Optik.
Im vorigen Beitrag habe ich bereits dazu ermutigt, dass Sie etwas dickeres Papier verwenden (100g/qm gebleicht). Denn das Anschreiben sollte „atmen.“ Dazu empfehle ich ausdrücklich zur Bildung von Absätzen, die mit Leerzeilen getrennt werden, sodass Blöcke entstehen. Ein Anschreiben ohne Leerzeilen schreckt dermaßen ab, dass es häufig gar nicht in die Hand genommen wird.
Achten Sie auf die Druckqualität. Manchmal ist das Ergebnis eines Laserdruckers einfach schöner als das Schriftbild eines Tintenstrahldruckers. Bei Preisen von deutlich unter Euro 100 kann diese Investition eine Überlegung Wert sein. Auch die Schriftart spielt eine Rolle. Es muss nicht unbedingt die Standardschrift Times New Roman oder Arial sein. Ich ermutige nicht zu einer verspielten Schrift, die man nur mühsam lesen kann. Aber Verdana oder Georgia sind beispielsweise sehr gute Alternativen, durch die man sich abhebt. Persönlich wurde ich einmal auf die Schriftart Frutiger angesprochen, da der Empfänger festgestellt hat, dass es sich hierbei nicht um Freeware handelte.
Verabschieden Sie sich von der Auffassung, dass ein Anschreiben eine Seite auf gar keinen Fall überschreiten darf. Was für einen Hochschulabgänger sinnvoll sein möge, muss nicht unbedingt Gültigkeit vorweisen für eine Person, die auf 20 Jahre Berufserfahrung in vier Unternehmen verweisen kann. Damit dieses selbst gesteckte Ziel eingehalten wird, reduzieren manche Bewerber die Schriftgröße auf 10 Punkt. Wenn dann noch die Leerzeilen fehlen und die Blattgröße völlig in Anspruch genommen wird, muss man bald eine Lupe mit der Bewerbung mitsenden. Bleiben Sie bei 12 Punkt und erweitern Sie, wenn notwendig, das Anschreiben auf zwei Seiten. Das bietet Ihnen die kreative Möglichkeit, die Seiten originell zusammenzuhalten und damit heraus zu ragen. Besuchen Sie den gut sortierten Bürofachhandel. Vielleicht können Sie sich für Eckenklammern begeistern? Diese können Sie z.B. auch über www.manufactum.de beziehen. Die Anspruchsvollen unter uns können dann noch gleich einen Prägestempel mitbestellen, der dezent die Individualität bei Bewerbungen auf Führungspositionen unterstreicht. Vielleicht werden Sie auch bei www.werbeklammer.de fündig? Im Extremfall können Sie Ihre Klammer selbst gestalten!
Ich schließe die Optik des Anschreibens mit der Bemerkung ab, dass Sie blau unterschreiben sollten, möglichst mit einem dicken Füller.
Wenden wir uns den Inhalt zu. Zunächst sollte Ihre Bewerbung immer mit dem Namen des Adressaten versehen sein. „Sehr geehrte Damen und Herren“ sollte um jeden Preis vermieden werden. Wenn Sie die für Sie zuständige Person nicht kennen, rufen Sie im Unternehmen an. Wenn man Ihnen – erfahrungsgemäß in lediglich 10% der Fälle – den Namen des Verantwortlichen nicht mitteilt, erfragen Sie einfach den Namen der Person an der Telefonzentrale. Dann senden Sie dieser Ihre Bewerbung zu und beziehen sich auf das Telefonat.
Welche Fragen sollte ein Anschreiben beantworten?
1. Warum bewerben Sie sich bei diesem Unternehmen?
Bitte nehmen Sie Abstand von „Ihre Bewerbung hat mich sehr angesprochen …“ Es ist gut, dass Sie eine Deckungsgleichheit zwischen Ihrem Profil und der ausgesprochenen Stelle sehen. Ein Unternehmen freut sich aber dennoch, wenn Sie mit einem aufwertenden Satz zur Firma einleiten.
2. Ihre Fachkompetenz.
Selbstverständlich sollten Sie Ihre fachliche Eignung zum Ausdruck bringen. Die meisten Bewerber belassen es aber bei der Ausbildung und der Berufserfahrung. Es wird von Verantwortungsbereichen, Berufsbezeichnungen sowie Aufgabegebieten gesprochen. Was wirklich interessiert – Erfolge, Ergebnisse, Resultate und Konsequenzen des Handelns – wird ausgelassen. Hier unterscheiden sich durchschnittliche von sehr guten Bewerbungen. Vor allem Personalberater werden sich nicht mit einer Auflistung von Tätigkeiten zufrieden geben.
3. Persönliche Kompetenz.
Viele Bewerber meinen, dass die Auswahl lediglich aufgrund der Fachkompetenz erfolgt. Die Persönlichkeit wird außer Betracht gelassen. Das ist jedoch ein Irrtum. Heute wird die Selbst-Reflexion vorausgesetzt. Man sollte in der Lage sein, seine Stärken, Persönlichkeitsmerkmale, Motivationsfaktoren, Werte und motivierende Umstände zu beschreiben.
4. Roter Faden im Lebenslauf..
Häufig ruft ein Werdegang Fragezeichen hervor. Warum ist der Bewerber aus der Linienfunktion in eine Stabstelle gewechselt? Was hat jemand zu einem Branchenwechsel motiviert? Warum gibt es eine große Lücke im Lebenslauf? Oder warum hat jemand alle zwei Jahre eine neue Position angetreten? Und weshalb wechselte jemand nach 10 Jahren Angestelltenverhältnis bei einem Unternehmen in die Selbstständigkeit um sich dann nach vier Monaten erneut von einem Arbeitgeber anstellen zu lassen? Für solche Fragen gibt es häufig eine logische Begründung. Auch wenn diese „unangenehm“ ist, zeugt es dennoch von Souveränität, diese zu artikulieren – anstatt darauf zu hoffen, dass einem dazu die Gelegenheit in einem Vorstellungsgespräch geboten wird. Häufig findet die Einladung erst dann statt, wenn man Einwände vorweggenommen hat.
5. Gründe für einen angestrebten Wechsel.
Es lohnt sich, den Grund für einen beabsichtigten Wechsel bereits anzudeuten. Haben sich die Eigentumsverhältnisse geändert und sind Sie nicht länger bereit die geänderte Unternehmenskultur mitzutragen? Sehen Sie – aufgrund der organisatorischen Konstellation – keine weiteren Entwicklungsmöglichkeiten? Oder vielleicht befinden Sie sich in einer Branche, die sich seit mehreren Jahren in der Krise befindet. Schreiben Sie einfach die Wahrheit. Sie wirken dadurch authentisch und überzeugend.
Viele Aspekte der Bewerbungsunterlagen sind mehr oder weniger festgelegt. Aber beim Anschreiben haben Sie jeden Gestaltungsspielraum. Gerade weil sich dieses für viele Bewerber als Herausforderung herausstellt, betrachten Personalleiter und Headhunter das Anschreiben als bedeutendste Arbeitsprobe und im Idealfall als Meisterstück.
Vincent Zeylmans